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Oggi i meeting e i congressi aziendali sono all’ordine del giorno. Li si organizza per presentare un nuovo prodotto ai dipendenti o ai rappresentanti dell’azienda, per proporre un brand al pubblico, per creare maggiore coesione all’interno del singolo ufficio o a livello aziendale. La motivazione per cui il meeting avrà luogo è uno dei punti chiave da chiarire per una corretta organizzazione, ma è fondamentale anche trovare una giusta location per meeting e congressi.
Partiamo dalla location
Non basta un’ampia sala per organizzare un evento: una location per meeting e congressi adeguata deve offrire ben di più, a partire dagli spazi. Spesso infatti quando si cominciano i preparativi per incontri di questo genere non si conoscono a fondo i numeri dei partecipanti, così come le necessità degli stessi. Per questo è importante trovare un luogo versatile, che si possa modulare a piacere a seconda della situazione, che può variare nel corso del tempo. Sono disponibili oggi luoghi per eventi perfetti per situazioni di vario genere, che si possono modificare in corsa, aumentandone o diminuendone le dimensioni a seconda delle specifiche esigenze. Molto importante anche che queste location siano dotate di tutte le comodità del caso, come ad esempio la presenza di parcheggi in zona, un adeguato numero di servizi igienici e anche la disponibilità di accessi e servizi per disabili.
Dove
Definire la location per un meeting o un congresso è una quesitone che riguarda anche dove dovrebbe essere questo luogo. Fondamentale è che sia in una posizione ben raggiungibile da chiunque, magari anche con i mezzi pubblici. Se poi si trova vicino ad una grande città o a un centro abitato di una dimensione adeguata ancora meglio, perché per i convitati sarà possibile fermarsi in zona per il pernottamento, senza grandi difficoltà, così come raggiungere la location con un taxi o con mezzi propri.
I servizi
Perché meeting e congressi riescano al meglio è importante anche che la location scelta per organizzarli sia all’altezza delle nostre aspettative e ci proponga anche una serie di servizi necessari, diversi a seconda dei casi. In questa fase della predisposizione del luogo è fondamentale avere già chiare le attività che si svolgeranno durante l’incontro, cosa che porta direttamente alla definizione dei servizi utili, essenziali o opzionali. Le migliori location in Italia offrono a chi le noleggia anche opportunità variabili a seconda delle richieste del cliente. Si va dalla necessità di avere a disposizione un palco e dotazioni multimediali adatte all’occasione, fino al desiderio di disporre di un buffet o di un catering di un certo livello per organizzare una vera e propria cena o una festa. Ovviamente se tutti questi servizi sono già disponibili in loco la situazione è la migliore possibile; in linea generale però è sempre possibile prendere accordi con aziende esterne che collaborano con chi si prende cura della location stessa. Questo consente di armonizzare al meglio tutti i servizi, senza la necessità di rivolgersi a diversi manager per ogni singolo servizio disponibile.
Foto: Pixabay